Layanan 01 · Otomasi Penawaran
RFQ datang lewat email dan WhatsApp, formatnya beragam, kapan saja. AI membaca isinya, mengambil item, mencocokkannya dengan katalog dan harga Anda, lalu menyusun draf penawaran sesuai format perusahaan. Anda membuka dashboard, memeriksa 30 detik, lalu klik "Kirim". Follow-up berjalan otomatis sampai pelanggan membalas. Setup 2 minggu, terhubung ke ERP, CRM, atau spreadsheet yang sudah Anda pakai.
Minta Audit GratisMasalah
RFQ masuk lewat email: "tolong harga 50 pcs V-123". Lewat WhatsApp: foto kertas tulisan tangan. Lewat spreadsheet: 500 baris tanpa kode produk. Sales harus mencari katalog, mencocokkan kode, mengecek harga, menghitung diskon, mengetik penawaran, mengubahnya ke PDF, mengirim, mencatat di CRM, lalu memasang pengingat follow-up. Sekitar 45 menit per penawaran. Dengan 20 RFQ sehari, itu 15 jam kerja administrasi. Kapan mereka sempat menjual?
Satu RFQ butuh sekitar 10 menit hanya untuk dibaca dan dipahami sebelum mulai menghitung.
Sales A memberi diskon 5%, Sales B 12% untuk pelanggan yang sama. Tidak ada satu sumber harga yang menjadi acuan.
Tidak tahu sudah dibaca atau belum. Tidak tahu ada pertanyaan. Tidak ada sistem follow-up. Peluang hilang tanpa terlihat.
Alur
Email, WhatsApp, atau lampiran — format apa pun. Sistem menerima 24 jam sehari.
AI membaca teks dan gambar, mengambil item, mencocokkannya dengan katalog dan harga Anda, lalu menandai bagian yang ambigu.
Penawaran disusun sesuai format Anda: kop, item, harga, diskon, syarat, dan penutup. Siap di dashboard.
Buka dashboard, cek 30 detik, lalu klik "Kirim" atau "Edit". Hanya langkah ini yang membutuhkan Anda.
Terkirim ke email atau WhatsApp pelanggan. Pengingat otomatis H+1, H+3, H+7. Berhenti otomatis begitu pelanggan membalas.
Yang Dibangun
Harus bisa memahami teks bebas, tabel di email, foto kertas tulisan tangan, PDF hasil scan, dan lampiran Excel. Akurasi di atas 95% untuk item standar. Bagian yang ambigu ditandai untuk diperiksa manusia.
Harga dan diskon diambil dari satu data induk yang Anda kendalikan, bukan dari ingatan sales. Format keluaran mengikuti template penawaran yang Anda pakai sekarang.
Tidak ada penawaran keluar tanpa klik Anda. Sistem menyiapkan, Anda memutuskan. Jejak audit lengkap: siapa menyetujui, kapan, versi berapa, dan harga berapa.
Pengingat otomatis H+1, H+3, H+7, dan H+14. Lewat email dan WhatsApp. Berhenti seketika saat pelanggan membalas — bukan sekadar "terima kasih sudah membalas", tapi benar-benar berhenti. Percakapan tercatat per peluang.
Ini Yang Membeda
Ini bukan fitur tambahan, melainkan prasyarat. Kalau sistem bisa mengirim harga tanpa persetujuan manusia, sales tidak akan memakainya dan manajemen tidak akan mengizinkannya. Jejak auditnya harus bisa dipertanggungjawabkan. Batas ini saya bangun di arsitektur, bukan di pengaturan.
Sales, Manager, Finance, dan Sistem membaca angka yang sama. Ubah sekali, berlaku di semua tempat.
Arsitektur mencegahnya. Tidak ada "kirim dulu, setujui nanti". Setujui dulu, baru kirim.
Diskon maksimum per tingkat pelanggan. Jika ingin melewati batas, perlu persetujuan atasan. Tercatat siapa yang meminta, alasannya, dan kapan.
Integrasi
Nilai otomasi hilang kalau data harus dimasukkan dua kali. Katalog, harga, pelanggan, dan riwayat transaksi tetap di ERP, CRM, atau spreadsheet Anda. Saya yang membangun penghubungnya.
Integrasi spesifik: SAP B1 (DI API), NetSuite (SuiteTalk), Odoo (XML-RPC/JSON-RPC), Google Sheets API, WhatsApp Cloud API, Microsoft Graph. Sistem lain? Audit Awal memeriksa kelayakan dan estimasi waktu integrasinya.
Hasil
Distributor pipa dengan 2.000 SKU: sales hanya memeriksa dan mengirim. Waktu administrasi turun 73%.
Otomatis, jadi tidak ada yang terlupa. Pelanggan membalas karena diingatkan, bukan karena kebetulan sales ingat.
Satu sumber acuan. Tidak ada lagi "harga Sales A berbeda dari Sales B".
Negosiasi rumit, membangun hubungan, dan merencanakan account besar — bukan mengetik ulang data katalog.
FAQ
Tidak. Ini menggantikan pekerjaan administrasi sales. Sales tetap menangani negosiasi rumit, menjawab keberatan, membangun hubungan, dan menutup deal. Bedanya, mereka bisa membaca RFQ sambil makan siang, bukan mengetik penawaran.
Bisa. Saya sudah menghubungkan sistem berusia 10+ tahun (SOAP API lama, baca database langsung, ekspor CSV terjadwal). Yang penting, datanya bisa diakses secara programatik. Audit Awal memeriksa ini gratis, termasuk estimasi waktu integrasi.
Itu justru kasus utamanya. "Tolong harga 50 V123" / foto kertas / lampiran 10 halaman / spreadsheet 500 baris. AI dibangun untuk ini. Skor keyakinan per item: di atas 95% otomatis, di bawah 90% masuk daftar periksa. Anda tidak perlu menebak.
Sudah: SAP B1, NetSuite, Odoo, Pipedrive, HubSpot, Salesforce, dan REST kustom. Belum ada? Saya yang membangun penghubungnya. Audit Awal mencakup pemeriksaan kelayakan dan estimasi waktu — tanpa kejutan.
Satu PIC yang tahu: (1) data induk harga ada di mana, (2) aturan diskonnya apa, (3) template penawaran seperti apa, (4) alur persetujuannya siapa. Workshop awal 2 jam. Sisanya: saya bangun, Anda uji, kita perbaiki.
MVP (satu alur RFQ: email → draf → setujui → kirim → follow-up): 2 minggu. Lengkap (multi-channel, sinkronisasi ERP, persetujuan berbasis peran, dashboard): 4–6 minggu. Audit Awal memberi timeline dengan angka, bukan rentang "2–3 bulan".
Tidak perlu call. Kirim 3 RFQ asli (harga boleh disamarkan). Dalam 24 jam saya kirim balik: tangkapan layar draf di dashboard + video 2 menit cara memeriksa dan mengirim. Cocok? Kita lanjut ke Audit Awal.